Tidlig fase i anskaffelser

Anslått lesetid: 4 minutter (ca. 750 ord)
Skrevet av: Per Kristian Sundet
Publisert: 06.05.26

Samling i anskaffelsesprosjektet

Forrige onsdag møttes flere av nettverkets kommuner for å diskutere tidlig fase i anskaffelsesprosessen. Bakgrunnen for dagen var å undersøke hvordan man legger best til rette for at arbeidet med blant annet klima- og miljø skal være effektivt. Det er ofte sagt at det er i starten av prosjektet muligheten for påvirkning er størst (se figur). Vi brukte derfor dagen på å undersøke denne problemstillingen fra ulike sider. Programmet for dagen ligger i oversikten av tidligere arrangementer.

Illustrasjon av muligheter til å påvirke satt opp mot anslåtte kostnader. Ill: Per K. Sundet

UFF som linse

Det såkalte «UFF»-rammeverket ble brukt i flere av innleggene. Dette er et tankeverktøy som skal skissere en hierarkisk tilnærming til vurdering og implementering av klimatiltak. I all hovedsak dreier det seg om å begrense forbruk og minimere klimagassfotavtrykket av det forbruket som vi ikke kan unngå. Dette kjennetegnes gjerne i anskaffelsesverdenen av at det «klassiske» ordtaket «Den beste anskaffelsen er den som ikke skjer».

Vi fikk blant annet besøk av Eivind Hoff-Elimari fra DFØ, som tok oss gjennom flere gode eksempler på hvordan kommunen har brukt dette rammeverket i ulike sammenhenger for å begrense omfanget av sine anskaffelser. Flere av de gode eksemplene som ble trukket frem er å finne i DFØs egne eksempelbank for bærekraftige og innovative anskaffelser.

En viktig forutsetning for å kunne bruke UFF-rammeverket på en god måte er nettopp nok innsats i tidlig fase. For å kunne Unngå en anskaffelse, flytte utslippsgeneratorer over til mindre intensive kilder og eventuelt forbedre disse kildene, trenger man tilstrekkelig planlegging, kunnskap og innsats fra alle involverte. Dette krever at det er satt av nok tid tidlig i prosjektet.

Det store bildet

Tidlig fase er et utfordrende begrep fordi det finnes flere måter å definere det på. Når det gjelder anskaffelser, er det vanlig å tenke på behovskartleggingen som tidlig fase. Hvordan behovskartleggingen ser ut påvirkes gjerne av kontraktstype og anskaffelsens omfang. Eksempelvis er en rammeavtale gjerne «syklisk» med periodiske fornyelser, og «tidlig fase» er derfor knyttet til utløpet av eksisterende avtale. Når det gjelder enkeltanskaffelser, starter egentlig tidlig fase så raskt behovene når terskelen for at man vurderer en anskaffelse. I begge sammenhenger ble viktigheten av tidlige risikovurderinger trukket frem, spesielt når det gjelder i å vurdere klima- og miljøhensyn.

God tid i starten gir oss mulighetene til å vurdere hvordan anskaffelsen virker i en større sammenheng. Hvilke næringskjeder er vi med å påvirke? Hvilke andre anskaffelser kan dra nytte av samme ressurser? Trenger en ny løsning være like omfattende som den forrige? Hvem må være med for å vurdere anskaffelsens natur- og klimapåvirkning? Hva med de sosiale aspektene av bærekraft? Hvordan kan lokalmiljøet involveres og brukes?

Det å generelt være god til å stille spørsmål, både til faggrupper og til leverandører gjennom markedsdialog, ble av flere dratt frem som et viktig element. Blant annet fikk vi et innlegg fra Norske Arkitekters Landsforbund om tidlig fase i bygg, anlegg og eiendomsbransjen (BAE) som handlet om viktigheten av å ikke bare starte med svaret (behovet) med også spørsmålet som ligger bak. Dette dannet mye av grunnlaget for arbeidsøkten etter lunsj.

Norske arkitekters landsforbund presenterer sitt arbeid og deres tilnærming til tidlig fase i BAE-næringen.

Erfaringsnotat

Dagen inneholdt en arbeidsøkt hvor detlakerne gjorde tre analyser. Den første var å se på hvor man er i dag i arbeidet med tidlig fase. Det var forskjellige vurderinger av nå-situasjonen, men et viktig fellestrekk var ønsket om å komme tidligere inn i prosessene. Dette var et spørsmål som dermed større grad ble vurdert i øktens andre del, hvor vi også så på tidlig fase innenfor tre kategorier: Bygg, anlegg og Eiendom (BAE), transport og mat- og måltidstjenester. Til slutt ble deltakerne bedt om å vurdere et «første steg» i veien på å forbedre arbeidet i egen kommune. Alt dette ble sammenfattet i et erfaringsnotat som er vedlagt nederst i artikkelen.

Bilde fra arbeidsøkten hvor de ulike problemstillingene ble diskutert

Bedre tid gjennom anskaffelsesstrategien

Både i den faglige delen av samlingen før lunsj, og i den påfølgende arbeidsøkten ble det påpekt viktigheten av å bruke anskaffelsesstrategiene som virkemiddel i å satse på tidlig fase. Gode strategier er viktige når en anskaffelsesrådgiver møter behovsmelder eller faggruppa fordi de kan sikre at kommunens egne ambisjoner og mål, deriblant for klima, blir tilstrekkelig vurdert i anskaffelsene. At alle nettverkets kommuner får på plass en god anskaffelsesstrategi og rutiner er derfor en prioritering for nettverket fremover. Heldigvis har mange dette på plass allerede. Samtidig inviteres alle deltakerkommunene til videre arbeid med anskaffelsesstrategier i kommunenettverk for klimaomstilling. Dette arbeidet starter i samarbeid med DFØ og Osloregion IPR gjennom en workshop i anskaffelsesstrategier 09.06.26 som er lenket her.

Takk til alle som deltok på samlingen og vel møtt på fremtidige arrangementer!